TUGAS 2 KOMUNIKASI BISNIS
Tugas Komunikasi Bisnis
(Jenis-Jenis Komunikasi)
UNIVERSITAS GUNADARMA
Kelompok 5:
Alfi Syifa Muthia (50214801)
Aprilia Putri (51214462)
Dhani Maskuri(52214907)
Laely Hafsyah (55214959)
Muhammad Royhan (5c214896)
Mohammad Iqbal (56214799)
Vivianti Ayu Rizki (5c214105)
Kelas : 2DF01
1. Jenis-jenis Komunikasi
1.1 Komunikasi
berdasarkan Penyampaian
Pada umumnya setiap orang dapat berkomunikasi satu sama lain
karena manusia tidak hanya makhluk individu tetapi juga makhluk sosial yang
selalu mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi dengan sesamanya. Namun tidak
semua orang terampil berkomunikasi, oleh sebab itu dibutuhkan beberapa cara
dalam menyampaikan informasi.
Berdasarkan cara penyampaian informasi dapat dibedakan
menjadi 2 ( dua ), yaitu :
a. Komunikasi verbal ( Lisan )
Yang terjadi secara langsung serta tidak dibatasi oleh jarak
, dimana kedua belah pihak dapat bertatap muka. Contohnya dialog dua orang.
Yang terjadi secara tidak langsung akibat dibatasi oleh jarak. contohnya
komunikasi lewat telepon.
b. Komunikasi nonverbal ( Tertulis )
Naskah , yang biasanya digunakan untuk menyampaikan kabar
yang bersifat kompleks. Gambar dan foto akibat tidak bisa dilukiskan dengan
kata-kata atau kalimat.
1.2 Komunikasi berdasarkan Prilaku
Komunikasi bedasarkan prilaku dapat dibedakan menjadi :
· Komunikasi
Formal , yaitu komunikasi yang terjadi diantara organisasi atau perusahaan yang
tata caranya sudah diatur dalam struktur organisasinya. Contohnya seminar.
· Komunikasi
Informal , yaitu komunikasi yang terjadi pada sebuah organisasi atau perusahaan
yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi serta tidak mendapat kesaksian
resmi yang mungkin tidak berpengaruh kepada kepentingan organisasi atau
perusahaan. Contohnya kabar burung , desas-desus, dan sebagainya.
· Komunikasi
Nonformal , yaitu komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang bersifat
formal dan informal , yaitu komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan
tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat
pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut. Contohnya rapat mengenai
ulang tahun perusahaan.
1.3 Komunikasi berdasarkan Kelangsungannya
Berdasarkan Kelangsungannya , komunikasi dapat dibedakan
menjadi :
· Komunikasi
Langsung , yaitu proses komunikasi dilakukan secara langsung tanpa bantuan
perantara orang ketiga ataupun media komunikasi yang ada dan tidak dibatasi
oleh adanya jarak.
· Komunikas
Tidak Langsung , yaitu proses komunikasinya dilaksanakan dengan bantuan pihak
ketiga atau bantuan alat - alat media komunikasi.
1.4 Komunikasi Berdasarkan Maksud Komunikasi
Berdasarkan maksud komunikasi dapat dibedakan sebagai
berikut :
a. Berpidato
b. Memberi Ceramah
c. Wawancara
d. Memberi Perintah alias Tugas
Dengan demikian jelas bahwa inisiatif komunikator menjadi
hal penentu , demikian pula kemampuan komunikator yang memegang peranan kesuksesan
proses komunikasinya.
1.5. Komunikasi Berdasarkan Ruang Lingkup
Berdasarkan Ruang Lingkupnya , komunikasi dapat dibedakan
sebagai berikut :
a. Komunikasi Internal
· Komunikasi
internal dapat dibedakan menjadi 3 ( tiga ) macam , yaitu :
· Komunikasi
vertikal yang terjadi di dalam bentuk komunikasi dari pemimpin kepada anggota ,
seperti perintah , teguran , pujian , dan sebagainya.
· Komunikasi
horizontal yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi atau perusahaan
diantara orang - orang yang memiliki kedudukan sejajar .
· Komunikasi
diagonal yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi atau perusahaan
diantara orang - orang yang memiliki kedudukan berbeda pada posisi tidak
sejalur vertikal.
b. Komunikasi Eksternal
Komunikasi yang terjadi antara organisasi atau perusahaan
dengan pihak masyarakat yang ada diluar organisasi atau perusahaan tersebut.
Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk memperoleh pengertian , kepercayaan ,
bantuan dan kerjasama dengan masyarakat.
Komunikasi dengan pihak luar bisa berbentuk :
· Eksposisi ,
pameran , promosi, dan sebagainya.
· Konperensi
pers.
· Siaran
televisi , radio dan sebagainya.
· Bakti
sosial.
1.6 Komunikasi Bedasarkan Jumlah Yang Berkomunikasi
Komunikasi berdasarkan Jumlah yang berkomunikasi , dapat
dibedakan menjadi :
· Komunikasi
Perseorangan , yaitu komunikasi yang terjadi dengan cara perseorangan atau
individu antara pribadi dengan pribadi mengenai persoalan yang bersifat pribadi
juga.
· Komunikasi
Kelompok , yaitu komunikasi yang terjadi pada kelompok mengenai persoalan -
persoalan yang menyangkut kepentingan kelompok. Perbedaanya dengan komunikasi
perseorangan yaitu komunikasi ini lebih terbuka dibandingkan dengan komunikasi
perseorangan.
1.7 Komunikasi Berdasarkan Peranan Individu
Dalam komunikasi ini , peranan individu sangat mempengaruhi
kesuksesan proses komunikasinya. Berikut beberapa macam komunikasi berdasarkan
peranan individu, diantaranya :
· Komunikasi
antar individu dengan individu yang lain. Komunikasi ini terjadi secara
nonformal maupun informal , individu bertindak sebagai komunikator mampu
mempengaruhi individu yang lain.
· Komunikasi
antar individu dengan lingkungan yang lebih luas. Komunikasi ini terjadi karena
individu yang dimaksud memiliki kemampuan yang tinggi untuk mengadakan hubungan
dengan lingkungan yang lebih luas.
· Komunikasi
antar individu dengan dua kelompok atau lebih. Pada komunikasi ini individu
berperan sebagai perantara antara dua kelompok atau lebih, sehingga dituntut
kemampuan yang prima untuk menjadi penyelaras yang harmonis.
1.8 Komunikasi Berdasarkan Jaringan Kerja
Didalam suatu
organisasi atau perusahaan , komunikasi akan terlaksana berdasarkan
sistem yang ditetapkan dalam jaringan kerja.
Komunikasi berdasarkan jaringan kerja ini dapat dibedakan
menjadi :
· Komunikasi
jaringan kerja rantai , yaitu komunikasi terjadi menurut saluran hirarki
organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.
· Komunikasi
jaringan kerja lingkaran , yaitu komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi
yang berbentuk seperti pola lingkaran.
· Komunikasi
jaringan bintang , yaitu komunikasi
terjadi melalui satu sentral dan saluran yang dilewati lebih pendek.
1.9 Komunikasi Berdasarkan Ajaran Informasi
Komunikasi berdasarkan Ajaran Informasi dapat dibedakan
menjadi :
· Komunikasi
satu arah , yaitu komunikasi yang berjalan satu pihak saja (one way
Communication).
· Komunikasi
dua arah , yaitu komunikasi yang bersifat timbal balik (two ways
communication).
· Komunikasi
ke atas , yaitu komunikasi yang terjadi dari bawahan terhadap atasan.
· Komunikasi
ke bawah , yaitu komunikasi yang terjadi dari atasan terhadap bawahan.
· Komunikasi
kesamping , yaitu komunikasi yang terjadi diantara orang yang mempunyai
kedudukan sejajar.
2. Teknologi Informasi dalam Komunikasi Bisnis
2.1 Keuntungan Menguasai Teknologi Informasi
Teknologi merupakan alat, teknik, atau cara yang dapat
membantu manusia dalam melakukan pekerjaan sehingga pekerjaan menjadi lebih
ringan, lebih cepat, lebih baik, atau lebih banyak hasilnya (Haryani, 2001:72).
Teknologi telah menyusup ke dalam setiap praktik bisnis serta menciptakan
keunggulan dan kemampuan komunikasi yang semakin canggih. Perkembangan
teknologikomputer yang cukup dramatis telah menyebabkan perubahan dalam
teknologi komunikasi tanpa harus mengubah unsur-unsur dasar proses komunikasi.
Kemajuan teknologi dalam komunikasi telah memungkinkan
terciptanya kerja sama dengan berbagai pihak, kapan pun dan dimana pun berada.
Penggunaan internet, e-mail, voice mail, dan faks memudahkan para pihak untuk
bekerja tidak dalam satu lokasi. Bekerja tidak perlu dilakukan di kantor
konvensional, tetapi juga bisa di rumah, di jalan, atau di berbagai negara.
Komputer saku dan telepon genggam saat ini sudah cukup dijadikan ruang kerja
yang mudah dibawa kemana saja. Teknologi tidak hanya mengubah cara-cara
berkomunikasi, tetapi juga mengubah cara kerja.Teknologi memberikan berbagai
pilihan dalam melakukan komunikasi bisnis. Untuk membantu melakukan pemilihan
teknologi komunikasi, Bovee dan Thill (2003:29) memberikan pedoman sebagai
berikut :
1. Harapan
penerima pesan
Setelah mengetahui siapa
penerima pesan, perlu dipertimbangkan lebih lanjut harapan penerima
terhadap teknologi yang digunakan untuk mengirim pesan. Ada yang cukup puas
menerima pesan melaluji telepon dan faks saja, tetapi ada pula yang menghendaki
agar pesan dikirim melalui e-mail.
2. Waktu dan Biaya
Waktu menjadi faktor penting dalam memilih teknologi yang
digunakan. Pesan yang mendesak biasanya dikirim melalui telepon, faks, atau
internet dengan biaya yang relatif lebih mahal daripada pengiriman melalui pos.
Sementara itu, pesan yang tidak mendesak dan kurang penting bisa dikirim
melalui pos saja.
3. Sifat Pesan
Pesan-pesan tertentu yang memerlukan penjelasan rumit dan
kompleks akan lebih baik bila disampaikan secara langsung melalui tatap muka.
Sementara pesan yang memerlukan gambar tentu tidak tepat jika dikirim melalui
telepon.
4. Perlunya
Penampilan
Teknologi yang digunakan dalam berkomunikasi seringkali
dijadikan salah satu indicator untuk menilai kemajuan perusahaan. Demikian pula
untuk tujuan tertentu, pesan bisnis akan lebih baik bila dicetak dengan printer
laser di atas kertas yang bermutu daripada dicetak di atas continuous form
dengan printer dotmatrix.
2.2 Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Komunikasi Bisnis
Bagi dunia bisnis, jejaring telekomunikasi awalnya digunakan
seperti halnya jejaring listrik, distribusi air, dan jejaring utilitas lain.
Apa yang dulunya merupakan biaya untuk menjalankan bisnis, sekarang menjadi
sumber keuntungan kompetitif. Layanan TIK sekarang digunakan oleh semua sektor
ekonomik, mulai dari pertambangan dan pertanian sampai layanan finansial,
manufaktur dan kepariwisataan. Jejaring privat ini hadir di semua industri
global, di mana perusahaan multinasional menjadi perusahaan jejaring
Perusahaan multinasional telah dapat mengkoordinasikan
produksi dan marketing dengan sistem komunikasi berbasis satelit dengan kapabilitas
video-conferencing, untuk tujuan mengkoordinasikan pengembangan produk dan
disain manufaktur. Perusahaan-perusahaan kecil lebih terbatas kemampuannya
untuk mengembangkan jejaring TIK sendiri ataupun untuk menyewa, karena besarnya
biaya. Ini menjadi pilihan yang ekonomik hanya jika organisasi tersebut cukup
besar untuk menimbulkan cukup trafik untuk menghasilkan penghematan. Oleh
karena ini, perusahaan-perusahaan global merupakan pihak-pihak yang pertama
yang mengadopsi TIK baru. Sektor-sektor yang sangat bergantung pada TIK
mencakup, antara lain perusahaan-perusahaan layanan finansial.
Pada ruang lingkup yang lebih luas, sebagai contoh pada
lingkungan bisnis, kehadiran teknologi informasi mulai disadari dapat
menghadirkan berbagai solusi yang dapat membantu proses bisnis yang ada.
Departemen TI pada sebuah perusahaan mulai dibangun dan secara konstan diminta
untuk mengembangkan suatu layanan, mengembangkan suatu sistem, dan
mengoptimalkan efesiensi bisnis berbasis teknologi informasi:
1. Komunikasi Bisnis
dengan Peranan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan
pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya
pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan.
Komunikasi adalah persepsi dan apresiasi. Persaingan yang keras dalam dunia
bisnis tentunya sangat membutuhkan suatu perusahaan yang dapat menangani akan
hal itu diberbagai situasi yang
menantang. Semua bisnis tentunya juga membutuhkan semua informasi yang sangat
aktual, cepat dan dapat dipercaya, yang mana bisa semua permasalahan tersebut
hanya bisa diselesaikan melalui Teknologi Informasi dan Komunikasi ( ICT ).
2. Telepon
Sebagai media Komunikasi Bisnis
Pada awalnya, komunikasi dalam dunia bisnis dilakukan dengan
menggunakan suatu perangkat komunikasi yang disebut telepon, dimana dengan alat
ini para pelaku bisnis dapat menyampaikan informasi dan berkomunikasi dengan
pihak lain dalam rangka menjalankan bisnisnya.
3. Internet
sebagai salah satu media Komunikasi Bisnis
Pengertian Internet.Internet dapat diartikan sebagai
jaringan komputer luas dan besar yang mendunia, yaitu menghubungkan pemakai
komputer dari suatu negara ke negara lain di seluruh dunia, dimana di dalamnya
terdapat berbagai sumber daya informasi dari mulai yang statis hingga yang
dinamis dan interaktif.
Manfaat internet:
Secara umum ada banyak manfaat yang dapat diperoleh apabila
seseorang mempunyai akses ke internet .Berikut ini sebagian dari apa yang
tersedia di internet:
o Informasi untuk
kehidupan pribadi :kesehatan, rekreasi, hobby, pengembangan pribadi, rohani,
sosial.
o Informasi untuk
kehidupan profesional/pekerja :sains, teknologi, perdagangan, saham, komoditas,
berita bisnis, asosiasi profesi, asosiasi bisnis, berbagai forum komunikasi.
4. E-Commerce
dalam Komunikasi Bisnis
Perdagangan sebenarnya merupakan kegiatan yang dilakukan
manusia sejak awal peradabannya. Sejalan dengan perkembangan manusia, cara dan
sarana yang digunakan untuk berdagang senantiasa berubah. Bentuk perdagangan
terbaru yang kian memudahkan penggunaannya kini adalah e-commerce. Secara umum,
e-commerce dapat didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan atau
perniagaan barang dan jasa dengan menggunakan media elektronik.Di dalam
e-commerce, para pihak yang melakukan kegiatan perdagangan / perniagaan hanya
berhubungan melalui suatu jaringan publik (public network) yang dalam
perkembangan terakhir menggunakan media internet.
Sistem E-commerce dapat diklasifikasikan kedalam tiga tipe
aplikasi, yaitu :
a. Electronic Markets (EMs), yaitu sebuah sarana yang
menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan atau menyajikan
penawaran dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan
berbagai macam harga yang ditawarkan. Dalam pengertian lain, EMs adalah sebuah
sistem informasi antar organisasi yang menyediakan fasilitas-fasilitas bagi
para penjual dan pembeli untuk bertukar informasi tentang harga dan produk yang
ditawarkan.
b. Elektronic Data Interchange (EDI), adalah sarana untuk
mengefisienkan pertukaran data transaksi-transaksi regular yang berulang dalam
jumlah besar antara organisasi-organisasi komersial. Secara formal, EDI
didefinisikan oleh International Data Exchabge Association (IDEA) sebagai “transfer
data terstruktur dengan format standard yang telah disepakati, yang dilakukan
dari satu sistem komputer ke sistem komputer lain dengan menggunakan media
elektronik”.
c. Internet Commerce, adalah penggunaan internet yang
berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk aktivitas perdagangan.
Kegiatan komersial ini, seperti iklan dalam penjualan produk dan jasa.
Transaksi yang dapat dilakukan di internet, antara lain pemesanan/pembelian
barang dimana barang akan dikirimkan melalui pos atau sarana lain setelah uang
ditransfer ke rekening penjual.
5. Peran IT dalam Bisnis
Teknologi informasi saat ini telah menjadi bagian dari
kehidupan masyarakat. Masyarakat mengenal dan merasakan langsung manfaat dari
perkembangan teknologi informasi pada kehidupannya. Bisnis adalah salah satu
bagian hidup masyarakat yang sangat terpengaruh perubahan teknologi informasi.
Teknologi informasi menjadi sangat penting dan berpengaruh terhadap
perkembangan suatu industri dalam bisnis. Contoh dari teknologi informasi yang
sangat memperngaruhi bisnis adalah penggunaan internet, komputer,
telekomunikasi, satelit, dsb.
Teknologi informasi membuat pekerja dalam suatu industri
dapat berkomunikasi dan menyelesaikan pekerjaanya tanpa harus bertatap muka
sehingga perusahaan dapat mencapai hasil yang produktif dangan cara yang lebih
efisien. Dalam perkembangan dunia bisnis saat ini, perusahaan dapat tertinggal
dari pesaingnya apabila tidak menguasai atau menerapkan teknologi informasi
dalam industrinya.
Dalam bidang manajemen karyawan, teknologi informasi
mempermudah manajer untuk mencari informasi tentang karyawannya. Pemberian gaji
karyawan juga lebih mudah karena bisa langsung dikirim lewat rekening. Manager
dapat mengadakan pertemuan atau rapat sewaktu-waktu tanpa harus bertemu secara
langsung contohnya dengan video converence. Pengiriman proposal atau tugas dari
karyawan ke manajer menjadi lebih mudah dengan memanfaatkan email sebagai
sarana pengirim pesan. Manajemen keuangan juga menjadi lebih mudah untuk
dikontrol. Dengan menggunakan software untuk keuangan dan akuntansi pencatatan
arus keluar masuk uang lebih mudah terkontrol dan mudah untuk di akses serta
lebih efisien. Pencatatan keuangan juga lebih praktis karena tidak membutuhkan
buku untuk pencatatan secara manual.
Manfaat IT dalam bidang bisnis :
Seiring dengan kemajuan teknologi, hal tersebut membawa
banyak manfaat yang sangat berguna bagi kemajuan dan kesejahteraan kehidupan
manusia. Salah satu bukti nyata tentang kemajuan teknologi sangat terasa di
bidang IT atau teknologi informasi.Teknologi dan informasi merupakan salah satu
aspek dalam kehidupan manusia yang tidak dapat dipisahkan. Hal tersebut sangat
penting karena menunjang setiap kegiatan manusia dalam berbagai bidang yang
ditekuninya seperti ekonomi, pendidikan, kesehatan, dll. Salah satu bidang
dalam kehidupan manusia yang tidak bisa dipisahkan dari kemajuan teknologi dan
informasi adalah bidang bisnis. Para pelaku bisnis sangat merasakan manfaat IT
yang sangat besar dalam kehidupan mereka. Berikut ini adalah beberapa kegunaan
IT dalam bidang bisnis :
– Munculnya peluang bisnis baru yakni E-Business.
Dengan kemajuan teknologi dan informasi, hal tersebut
mendorong beberapa orang untuk menciptakan beberapa inovasi yang sangat
menguntungkan dan bisa dijadikan sebagai ranah bisnia yang sangat menguntungkan
bagi semua orang. Salah satu bukti nyata bisnis baru yang merupakan pemanfaatan
kemajuan teknologi dan informasi adalah Google. Google merupakan salah satu
contoh dari E-Commerce atau E-Business. E-Business merangkap berbagai hal
seperti teknologi jaringan, lowongan pekerjaan, layanan customer, dll. Google
merupakan sebuah bukti nyata dimana search engine tersebut banyak digunakan
oleh semua orang dan memudahkan semua orang dalam mencari sesuatu di internet. Hal
yang paling penting adalah, Google meraup banyak keuntungan dari hal tersebut.
– Memperluas Pangsa Pasar.
Salah satu manfaat IT dalam bidang bisnis adalah memperluas
pangsa pasar. Dengan adanya kemajuan teknologi dan informasi, para pelaku
bisnis dapat memantau beberapa daerah yang berprofit tinggi dan bisa dijadikan
lahan untuk meraup keuntungan demi keberlangsungan bisnis yang mereka lakukan.
Contohnya, Indonesia merupakan sebuah negara yang terdiri dari banyak SDM yang
mencapai angka ratusan juta. Hal ini menarik para pelaku bisnis besar untuk
mengepakkan sayap dan memproduksikan bisnisnya ke Indonesia. Hal tersebut
menjadi salah satu contoh dalam upaya para pelaku bisnis dalam memperluas usaha
bisnisnya.
– Mengurangi biaya produksi dan operasional.
Kemajuan teknologi dapat membantu setiap perusahaan dalam
mengurangi biaya produksi dan juga mengurangi operasional. Hal tersebut bisa
terlihat dari setiap perusahaan yang menggunakan mesin dalam melakukan
pekerjaannya. Hal tersebut dapat membantu setiap perusahaan dalam mengurangi
biaya produksinya sehingga mereka bisa mencapai prinsip ekonomi dimana mereka
dapat mendapatkan keuntungan yang besar dengan hanya mengelurkan pengeluaran
yang sedikit. Manfaat IT yang lainnya yaitu mengurangi operasional setiap
perusahaan sehingga hal ini dapat menambah jumlah produksi setiap perusahaan
dalam memproduksi barang produksinya. Hal ini tentu sangat menguntungkan bagi
setiap perusahaan terutama bagi mereka yang sudah menerapkan teknologi yang
canggih dalam perusahaannya.
– Mempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap
karyawan.
Manfaat IT yang terakhir bagi dunia bisnis adalah
mempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap karyawan yang bekerja.
Untuk proses komunikasi, setiap karyawan tidak perlu lagi repot-repot datang ke
ruang rapat dan berkumpul bersama. Mereka bisa melakukan teleconference untuk
saling berkomunikasi mengenai beberapa ide. Hal ini membuat rapat menjadi lebih
praktis dan menyenangkan tanpa perlu jauh-jauh datang ke tempat rapat. Selain
itu, hal tersebut juga bisa digunakan untuk mengawasi kinerja para karyawan.
Sang pemimpin perusahaan bisa tetap mengawasi kinerja karyawan dalam
perusahaannya dengan memakai beberapa metode seperti metode komunikasi dengan
mangaer dari perusahaan tersebut.
Masalah Komunikasi Bisnis dengan Peranan Teknologi Informasi
dan Komunikasi
Dalam praktek komunikasi bisnis diperlukan sarana yang dapat
menunjang proses komunikasi itu, teknologi informasi dan komunikasi yang
semakin hari semakin berkembang dapat dimanfaatkan dalam praktek komunikasi
bisnis.
Seiring dengan perkembangan teknologi dan sistim informasi,
komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistim
informasi dan teknologi mempercepat proses Globalisasi, sehingga proses komunikasi
terjadi setiap saat tanpa berhenti dan berlangsung pada saat yang hampir
bersamaan di seluruh belahan dunia. Informasi dengan mudah dan cepat menyebar,
bahkan nyaris tanpa penghalang apapun .
Perkembangan teknologi yang semakin pesat, memungkinkan orang
untuk berkomunikasi melalui berbagai macam media.
Perkembangan bisnis masa ini bergerak lebih cepat dibanding
sebelumnya, sehingga mereka membutuhkan komunikasi yang lebih luas dan lebih
baik, terutama dalam mempertahankan pelanggan dan pemasok, dan bahkan dalam
menghadapi persaingan yang semakin ketat. Dengan solusi mobilitas diharapkan
para karyawan akan lebih produktif, di manapun mereka berada. Itu karena mereka
memiliki akses tertentu terhadap berbagai aplikasi perusahaan melalui berbagai
perangkat bergerak atau berbagai akses lainnya.
Kendala yang bisa saja muncul dalam praktek komunikasi
bisnis dengan peranan teknologi informasi dan komunikasi adalah selain masalah
infrastruktur sarana dan prasarana, juga masalah ketidakmampuan manusia dalam
menggunakan teknologi informasi dan komunikasi dengan baik, juga kemampuan
untuk berkomunikasi dengan baik menjadi hambatan yang seringkali muncul dalam
praktek komunikasi bisnis.
masalah infrastruktur. Sarana dan prasarana teknologi
informasi dan komunikasi yang terbilang membutuhkan biaya yang tidak sedikit,
sehingga bagi pelaku bisnis yang memiliki modal yang tidak banyak mengakibatkan
kurangnya pembangunan infrastruktur pendukung Komunikasi bisnis.
masalah kemampuan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi.
Walaupun fasilitas komunikasi bisnis telah memadai, kendala yang bisa saja
muncul adalah kemampuan sumber daya manusia dalam memanfaatkan fasilitas
tersebut. Mungkin masih ada beberapa pelaku bisnis yang belum mampu menggunakan
alat komunikasi dalam bisnisnya, sehingga walaupun peralatan yang digunakan
adalah peralatan dengan teknologi canggih sekalipun, jika manusianya tidak
dapat mengoperasikan/ menggunakan peralatan tersebut akan menjadi percuma.
2.3 Pengaruh Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pengambilan
Keputusan Bisnis
Membuat keputusan (decision making) adalah suatu proses
memilih alternatif tertentu dari beberapa alternatif yang ada. Jadi, membuat
keputusan adalah suatu proses memilih antara berbagai macam cara untuk
melaksanakan pekerjaan. Semakin berpengalaman dalam pengambilan keputusan,
semakin besar pula kepercayaan diri yang akan semakin berorientasi pula pada
suatu tindakan. Jika seorang wirausaha mampu mengambil suatu keputusan dalam
batas-batas waktu yang masuk akal, mungkin ia mampu mengambil suatu keputusan yang
menguntungkan sehingga sewaktu-waktu muncul peluang-peluang bisnis.Keberhasilan
seorang Wirausaha di dalam bisnis, tergantung pada kemampuan membuat keputusan
yang meningkatkan keuntungan bisnisnya pada masa yang akan datang. Kemampuan
membuat keputusan dapat diperoleh dari pengalamannya selama bertahun-tahun.
Akan tetapi, dalam prakteknya pasti ada saja kesalahan-kesalahan, yang harus
cepat disadari dan diambil tindakan pembetulannya.
Adapun pedoman untuk membuat keputusan, kuncinya adalah
sebagai berikut:
1. Terlebih
dahulu, tentukan fakta-fakta dari persoalan yang sudah dikenal.
2. Identifikasi,
bidang manakah dari persoalan-persoalan yang tidak berdasarkan fakta-fakta. Di
bidang yang dikenal inilah, seorang Wirausaha harus menggunakan logika,
penalaran, dan institusinya untuk membuat keputusan.
3. Keberanian dan
antusiasme sangat diperlukan dalam menerapkan sebuah keputusan
4. Bersedia untuk
mengambil tindakan agresif dalam menerapkan sebuah keputusan.
5. Ambillah
risiko yang sedang-sedang saja jika terdapat ketidakpastian yang besar
6. Dalam keadaan
tertentu, mungkin lebih baik untuk meneruskan sesuatu yang telah berhasil pada
masa lampau.
7. Jauhilah
keputusan-keputusan yang akan mengubah secara drastis susunan organisasi yang
sekarang.
8. Keputusan
perlu diuji cobakan dahulu.
Seorang Wirausaha harus memulai menerapkan keputusan, semua
keragu-raguan dan ketidakpastian haruslah dibuang jauh-jauh. Jika anda
dihadapkan pada alternatif harus memilih, maka buatlah pertimbangan-pertimbangan
yang matang. Kumpulkan berbagai informasi dan boleh meminta pendapat orang
lain. Setelah itu, ambil keputusan dan jangan ragu-ragu. Dengan berbagai
alternatif yang ada dalam pikiran, para Wirausaha akan dapat mengambil
keputusan yang terbaik. Banyak factor yang dapat mempengaruhi pembuatan
keputusan (decision making), diantaranya motivasi, persepsi, dan proses
belajar.
Dalam proses pembuatan keputusan, kenyatannya ada Wirausaha
yang mampu mengambil keputusan berdasarkan pengalaman, dan ada pula Wirausaha
yang berperilaku membuat keputusan secara otomatis. Jika keputusan diambil
berdasarkan pada pengalaman masa lalu, hendaknnya tergantung juga pada tempat,
waktu, pendidikan Wirausaha, dan sebagainya.
o Seorang Wirausaha
yang kreatif adalah yang pandai mengambil keputusan- keputusan yang tepat dalam
bisnisnya.
o Seorang Wirausaha
suksesnya tergantung pada kemampuan mengambil keputusan yang meningkatkan
kemampuan meningkatkan laba bisnis pada masa mendatang.
o Seorang wirausaha
yang ingin maju sangat tergantung pada ekspentasi masa depan dan keberlanjutan
bisnisnya.
Faktor dan pertimbangan membuat keputusan
Dalam mengelola bisnisnya, para worausaha harus
membuatkeputusan akhir dengan memperhatikan faktor-faktor dan pertimbangan berikut:
o Ukuran dan
kompleksitas bisnis.
o Harapan mengenai
pertumbuhan dan perkembangan bisnis.
o Fasilitas jasa
yang tersedia di daerah untuk berbagai instalasi sistem.
o Kualitas dan
kuantitas dari staf yang tersedia untuk pelbagai jenis system dan fasilitas
latihan yang tersedia.
o Jumlah transaksi
yang harus diproses.
o Faktor-faktor
keuangan.
3. Perencanaan Peran Pesan-pesan Bisnis
3.1 Analisis Audience
Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens
dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya
memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.
A. Mengembangkan Profil Audiens
Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya
relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit.
Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal
pada umumnya bisa diperkirakan.
B. Mengenali penerima primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali
orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil
keputusan.
C. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens
Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan
bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis
yang ditujukan kepada banyak orang.
D. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim
, maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama
terhadap suatru pesan.
E. Memperkirakan reaki penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi
yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
F. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan
penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci
sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis
mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :
Temukan apa yang ingin diketahui audiens
Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat
Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.
G. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens
Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali
gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat
bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan
bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis
menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun
dengan format yang menarik.
3.2 Penentuan Ide Pokok
Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme) yaitu
rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui
topik tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu
merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan subyek yang lebih luas. Sedangkan
ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan
tujuan dari topik tersebut.
Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :
A. Brainstorming
Brainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan
membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok,
mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik
brainstorming yang dapat digunakan:
Storyteller’s Tour
Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang
disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas,
dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga
ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah.
Random List
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas
kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide tersebut. Bagilah
mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang
tidak penting.
Conclusions, Findings, Recommendations (CPR) Worksheet
Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah,
gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara
temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation)
yang akan diberikan.
Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai
langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan, di mana,
dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik, akan dapat
menjelaskan ide pokok presentasi.
Question and Answer Chain
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi
perspektif audience
B. Petunjuk atasan
Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk
dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan
desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk
pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.
C. Kebiasaan
Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasar
kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif sama,
maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan,
yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama saja.
3.3 Seleksi Saluran dan Media
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada.
Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis.
Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau
maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di
gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang
secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar,
pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana,
spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi
dalam memberikan umpan balik (feed back).
Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai
bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan
tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan
bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di
peroleh dengan waktu cepat.
o Komunikasi Lisan
:
Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens..
Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti .
Anda tidak memerlukan catatan permanan
Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.
Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.
o Komunikasi
Tertulis :
Anda tidak memerlukan unpan balik segera.
Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan
yang hati-hati.
Anda memerlukan catatan permanen.
Anda ingin mencapai audiens yang luas.
Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.
o Media pada
saluran lisan :
Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)
Telepon, voice mail
Radio, televisi, Computer
Pita audio dan video
Teleconference
Video conference
o Media pada
saluran tertulis :
1.Surat, memo, laporan, proposal
Elektronik mail / email
Telepon (sms)
Computer
Faks
Telegram
Pos biasa dan khusus
3.4 Penentuan Tujuan
Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan.
Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga
danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap
pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak
bertentangan dengan tujuan organisasi.
Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :
Memberi informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan
informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh,
seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan
di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.
Membujuk atau persuasi (persuading)
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi
kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan
bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi
antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
Melakukan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan
kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui
jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan
kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
3.5 Penentuan Proses Komposisi
Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca,
dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif,
diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan
pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :
Perencanaan Pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari
suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut
meliputi :
Penentuan tujuan
Analisis audiens
Penentuan ide pokok
Pemilihan saluran dan media
2. Penyusunan Pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan
ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :
Mengorganisasikan pesan
Memformulasikan pesan
3. Revisi Pesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan
apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap
revisi pesan adalah :
Menyunting pesan
Menulis ulang
Memproduksi pesan
Mencetak pesan
0 komentar:
Posting Komentar