TUGAS 2 KOMUNIKASI BISNIS

TUGAS 2 KOMUNIKASI BISNIS

Tugas Komunikasi Bisnis

(Jenis-Jenis Komunikasi)

UNIVERSITAS GUNADARMA

Kelompok 5:

Alfi Syifa Muthia (50214801)

Aprilia Putri (51214462)

Dhani Maskuri(52214907)

Laely Hafsyah (55214959)

Muhammad Royhan (5c214896)

Mohammad Iqbal (56214799)

Vivianti Ayu Rizki (5c214105)

Kelas : 2DF01

1. Jenis-jenis Komunikasi

1.1  Komunikasi berdasarkan Penyampaian

Pada umumnya setiap orang dapat berkomunikasi satu sama lain karena manusia tidak hanya makhluk individu tetapi juga makhluk sosial yang selalu mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi dengan sesamanya. Namun tidak semua orang terampil berkomunikasi, oleh sebab itu dibutuhkan beberapa cara dalam menyampaikan informasi.

Berdasarkan cara penyampaian informasi dapat dibedakan menjadi 2 ( dua ), yaitu :

a. Komunikasi verbal ( Lisan )

Yang terjadi secara langsung serta tidak dibatasi oleh jarak , dimana kedua belah pihak dapat bertatap muka. Contohnya dialog dua orang. Yang terjadi secara tidak langsung akibat dibatasi oleh jarak. contohnya komunikasi lewat telepon.

b. Komunikasi nonverbal ( Tertulis )

Naskah , yang biasanya digunakan untuk menyampaikan kabar yang bersifat kompleks. Gambar dan foto akibat tidak bisa dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.

1.2 Komunikasi berdasarkan Prilaku

Komunikasi bedasarkan prilaku dapat dibedakan menjadi :

·         Komunikasi Formal , yaitu komunikasi yang terjadi diantara organisasi atau perusahaan yang tata caranya sudah diatur dalam struktur organisasinya. Contohnya seminar.

·         Komunikasi Informal , yaitu komunikasi yang terjadi pada sebuah organisasi atau perusahaan yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi serta tidak mendapat kesaksian resmi yang mungkin tidak berpengaruh kepada kepentingan organisasi atau perusahaan. Contohnya kabar burung , desas-desus, dan sebagainya.

·         Komunikasi Nonformal , yaitu komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang bersifat formal dan informal , yaitu komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut. Contohnya rapat mengenai ulang tahun perusahaan.

1.3 Komunikasi berdasarkan Kelangsungannya

Berdasarkan Kelangsungannya , komunikasi dapat dibedakan menjadi :

·         Komunikasi Langsung , yaitu proses komunikasi dilakukan secara langsung tanpa bantuan perantara orang ketiga ataupun media komunikasi yang ada dan tidak dibatasi oleh adanya jarak.

·         Komunikas Tidak Langsung , yaitu proses komunikasinya dilaksanakan dengan bantuan pihak ketiga atau bantuan alat - alat media komunikasi.

1.4 Komunikasi Berdasarkan Maksud Komunikasi

Berdasarkan maksud komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut :

a. Berpidato

b. Memberi Ceramah

c. Wawancara

d. Memberi Perintah alias Tugas

Dengan demikian jelas bahwa inisiatif komunikator menjadi hal penentu , demikian pula kemampuan komunikator yang memegang peranan kesuksesan proses komunikasinya.

1.5. Komunikasi Berdasarkan Ruang Lingkup

Berdasarkan Ruang Lingkupnya , komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut :

a. Komunikasi Internal

·         Komunikasi internal dapat dibedakan menjadi 3 ( tiga ) macam , yaitu :

·         Komunikasi vertikal yang terjadi di dalam bentuk komunikasi dari pemimpin kepada anggota , seperti perintah , teguran , pujian , dan sebagainya.

·         Komunikasi horizontal yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi atau perusahaan diantara orang - orang yang memiliki kedudukan sejajar .

·         Komunikasi diagonal yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi atau perusahaan diantara orang - orang yang memiliki kedudukan berbeda pada posisi tidak sejalur vertikal.

b. Komunikasi Eksternal

Komunikasi yang terjadi antara organisasi atau perusahaan dengan pihak masyarakat yang ada diluar organisasi atau perusahaan tersebut. Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk memperoleh pengertian , kepercayaan , bantuan dan kerjasama dengan masyarakat.

Komunikasi dengan pihak luar bisa berbentuk :

·         Eksposisi , pameran , promosi, dan sebagainya.

·         Konperensi pers.

·         Siaran televisi , radio dan sebagainya.

·         Bakti sosial.

1.6 Komunikasi Bedasarkan Jumlah Yang Berkomunikasi

Komunikasi berdasarkan Jumlah yang berkomunikasi , dapat dibedakan menjadi :

·         Komunikasi Perseorangan , yaitu komunikasi yang terjadi dengan cara perseorangan atau individu antara pribadi dengan pribadi mengenai persoalan yang bersifat pribadi juga.

·         Komunikasi Kelompok , yaitu komunikasi yang terjadi pada kelompok mengenai persoalan - persoalan yang menyangkut kepentingan kelompok. Perbedaanya dengan komunikasi perseorangan yaitu komunikasi ini lebih terbuka dibandingkan dengan komunikasi perseorangan.

1.7 Komunikasi Berdasarkan Peranan Individu

Dalam komunikasi ini , peranan individu sangat mempengaruhi kesuksesan proses komunikasinya. Berikut beberapa macam komunikasi berdasarkan peranan individu, diantaranya :

·         Komunikasi antar individu dengan individu yang lain. Komunikasi ini terjadi secara nonformal maupun informal , individu bertindak sebagai komunikator mampu mempengaruhi individu yang lain.

·         Komunikasi antar individu dengan lingkungan yang lebih luas. Komunikasi ini terjadi karena individu yang dimaksud memiliki kemampuan yang tinggi untuk mengadakan hubungan dengan lingkungan yang lebih luas.

·         Komunikasi antar individu dengan dua kelompok atau lebih. Pada komunikasi ini individu berperan sebagai perantara antara dua kelompok atau lebih, sehingga dituntut kemampuan yang prima untuk menjadi penyelaras yang harmonis.

1.8 Komunikasi Berdasarkan Jaringan Kerja

Didalam suatu  organisasi atau perusahaan , komunikasi akan terlaksana berdasarkan sistem yang ditetapkan dalam jaringan kerja.

Komunikasi berdasarkan jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi :

·         Komunikasi jaringan kerja rantai , yaitu komunikasi terjadi menurut saluran hirarki organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.

·         Komunikasi jaringan kerja lingkaran , yaitu komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti pola lingkaran.

·         Komunikasi jaringan bintang ,  yaitu komunikasi terjadi melalui satu sentral dan saluran yang dilewati lebih pendek.

1.9 Komunikasi Berdasarkan Ajaran Informasi

Komunikasi berdasarkan Ajaran Informasi dapat dibedakan menjadi :

·         Komunikasi satu arah , yaitu komunikasi yang berjalan satu pihak saja (one way Communication).

·         Komunikasi dua arah , yaitu komunikasi yang bersifat timbal balik (two ways communication).

·         Komunikasi ke atas , yaitu komunikasi yang terjadi dari bawahan terhadap atasan.

·         Komunikasi ke bawah , yaitu komunikasi yang terjadi dari atasan terhadap bawahan.

·         Komunikasi kesamping , yaitu komunikasi yang terjadi diantara orang yang mempunyai kedudukan sejajar.

2. Teknologi Informasi dalam Komunikasi Bisnis

2.1 Keuntungan Menguasai Teknologi Informasi

Teknologi merupakan alat, teknik, atau cara yang dapat membantu manusia dalam melakukan pekerjaan sehingga pekerjaan menjadi lebih ringan, lebih cepat, lebih baik, atau lebih banyak hasilnya (Haryani, 2001:72). Teknologi telah menyusup ke dalam setiap praktik bisnis serta menciptakan keunggulan dan kemampuan komunikasi yang semakin canggih. Perkembangan teknologikomputer yang cukup dramatis telah menyebabkan perubahan dalam teknologi komunikasi tanpa harus mengubah unsur-unsur dasar proses komunikasi.

Kemajuan teknologi dalam komunikasi telah memungkinkan terciptanya kerja sama dengan berbagai pihak, kapan pun dan dimana pun berada. Penggunaan internet, e-mail, voice mail, dan faks memudahkan para pihak untuk bekerja tidak dalam satu lokasi. Bekerja tidak perlu dilakukan di kantor konvensional, tetapi juga bisa di rumah, di jalan, atau di berbagai negara. Komputer saku dan telepon genggam saat ini sudah cukup dijadikan ruang kerja yang mudah dibawa kemana saja. Teknologi tidak hanya mengubah cara-cara berkomunikasi, tetapi juga mengubah cara kerja.Teknologi memberikan berbagai pilihan dalam melakukan komunikasi bisnis. Untuk membantu melakukan pemilihan teknologi komunikasi, Bovee dan Thill (2003:29) memberikan pedoman sebagai berikut :

1.     Harapan penerima pesan

Setelah mengetahui siapa  penerima pesan, perlu dipertimbangkan lebih lanjut harapan penerima terhadap teknologi yang digunakan untuk mengirim pesan. Ada yang cukup puas menerima pesan melaluji telepon dan faks saja, tetapi ada pula yang menghendaki agar pesan dikirim melalui e-mail.

2.     Waktu dan Biaya

Waktu menjadi faktor penting dalam memilih teknologi yang digunakan. Pesan yang mendesak biasanya dikirim melalui telepon, faks, atau internet dengan biaya yang relatif lebih mahal daripada pengiriman melalui pos. Sementara itu, pesan yang tidak mendesak dan kurang penting bisa dikirim melalui pos saja.

3.     Sifat Pesan

Pesan-pesan tertentu yang memerlukan penjelasan rumit dan kompleks akan lebih baik bila disampaikan secara langsung melalui tatap muka. Sementara pesan yang memerlukan gambar tentu tidak tepat jika dikirim melalui telepon.

4.     Perlunya Penampilan

Teknologi yang digunakan dalam berkomunikasi seringkali dijadikan salah satu indicator untuk menilai kemajuan perusahaan. Demikian pula untuk tujuan tertentu, pesan bisnis akan lebih baik bila dicetak dengan printer laser di atas kertas yang bermutu daripada dicetak di atas continuous form dengan printer dotmatrix.

2.2 Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Komunikasi Bisnis

Bagi dunia bisnis, jejaring telekomunikasi awalnya digunakan seperti halnya jejaring listrik, distribusi air, dan jejaring utilitas lain. Apa yang dulunya merupakan biaya untuk menjalankan bisnis, sekarang menjadi sumber keuntungan kompetitif. Layanan TIK sekarang digunakan oleh semua sektor ekonomik, mulai dari pertambangan dan pertanian sampai layanan finansial, manufaktur dan kepariwisataan. Jejaring privat ini hadir di semua industri global, di mana perusahaan multinasional menjadi perusahaan jejaring

Perusahaan multinasional telah dapat mengkoordinasikan produksi dan marketing dengan sistem komunikasi berbasis satelit dengan kapabilitas video-conferencing, untuk tujuan mengkoordinasikan pengembangan produk dan disain manufaktur. Perusahaan-perusahaan kecil lebih terbatas kemampuannya untuk mengembangkan jejaring TIK sendiri ataupun untuk menyewa, karena besarnya biaya. Ini menjadi pilihan yang ekonomik hanya jika organisasi tersebut cukup besar untuk menimbulkan cukup trafik untuk menghasilkan penghematan. Oleh karena ini, perusahaan-perusahaan global merupakan pihak-pihak yang pertama yang mengadopsi TIK baru. Sektor-sektor yang sangat bergantung pada TIK mencakup, antara lain perusahaan-perusahaan layanan finansial.

Pada ruang lingkup yang lebih luas, sebagai contoh pada lingkungan bisnis, kehadiran teknologi informasi mulai disadari dapat menghadirkan berbagai solusi yang dapat membantu proses bisnis yang ada. Departemen TI pada sebuah perusahaan mulai dibangun dan secara konstan diminta untuk mengembangkan suatu layanan, mengembangkan suatu sistem, dan mengoptimalkan efesiensi bisnis berbasis teknologi informasi:

1.      Komunikasi Bisnis dengan Peranan Teknologi Informasi dan Komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan apresiasi. Persaingan yang keras dalam dunia bisnis tentunya sangat membutuhkan suatu perusahaan yang dapat menangani akan hal  itu diberbagai situasi yang menantang. Semua bisnis tentunya juga membutuhkan semua informasi yang sangat aktual, cepat dan dapat dipercaya, yang mana bisa semua permasalahan tersebut hanya bisa diselesaikan melalui Teknologi Informasi dan Komunikasi ( ICT ).

2.      Telepon Sebagai media Komunikasi Bisnis

Pada awalnya, komunikasi dalam dunia bisnis dilakukan dengan menggunakan suatu perangkat komunikasi yang disebut telepon, dimana dengan alat ini para pelaku bisnis dapat menyampaikan informasi dan berkomunikasi dengan pihak lain dalam rangka menjalankan bisnisnya.

3.      Internet sebagai salah satu media Komunikasi Bisnis

Pengertian Internet.Internet dapat diartikan sebagai jaringan komputer luas dan besar yang mendunia, yaitu menghubungkan pemakai komputer dari suatu negara ke negara lain di seluruh dunia, dimana di dalamnya terdapat berbagai sumber daya informasi dari mulai yang statis hingga yang dinamis dan interaktif.

Manfaat internet:

Secara umum ada banyak manfaat yang dapat diperoleh apabila seseorang mempunyai akses ke internet .Berikut ini sebagian dari apa yang tersedia di internet:

o    Informasi untuk kehidupan pribadi :kesehatan, rekreasi, hobby, pengembangan pribadi, rohani, sosial.

o    Informasi untuk kehidupan profesional/pekerja :sains, teknologi, perdagangan, saham, komoditas, berita bisnis, asosiasi profesi, asosiasi bisnis, berbagai forum komunikasi.

4.      E-Commerce dalam Komunikasi Bisnis

Perdagangan sebenarnya merupakan kegiatan yang dilakukan manusia sejak awal peradabannya. Sejalan dengan perkembangan manusia, cara dan sarana yang digunakan untuk berdagang senantiasa berubah. Bentuk perdagangan terbaru yang kian memudahkan penggunaannya kini adalah e-commerce. Secara umum, e-commerce dapat didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan atau perniagaan barang dan jasa dengan menggunakan media elektronik.Di dalam e-commerce, para pihak yang melakukan kegiatan perdagangan / perniagaan hanya berhubungan melalui suatu jaringan publik (public network) yang dalam perkembangan terakhir menggunakan media internet.

Sistem E-commerce dapat diklasifikasikan kedalam tiga tipe aplikasi, yaitu :

a. Electronic Markets (EMs), yaitu sebuah sarana yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan atau menyajikan penawaran dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan berbagai macam harga yang ditawarkan. Dalam pengertian lain, EMs adalah sebuah sistem informasi antar organisasi yang menyediakan fasilitas-fasilitas bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar informasi tentang harga dan produk yang ditawarkan.

b. Elektronic Data Interchange (EDI), adalah sarana untuk mengefisienkan pertukaran data transaksi-transaksi regular yang berulang dalam jumlah besar antara organisasi-organisasi komersial. Secara formal, EDI didefinisikan oleh International Data Exchabge Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disepakati, yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer lain dengan menggunakan media elektronik”.

c. Internet Commerce, adalah penggunaan internet yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk aktivitas perdagangan. Kegiatan komersial ini, seperti iklan dalam penjualan produk dan jasa. Transaksi yang dapat dilakukan di internet, antara lain pemesanan/pembelian barang dimana barang akan dikirimkan melalui pos atau sarana lain setelah uang ditransfer ke rekening penjual.

5. Peran IT dalam Bisnis

Teknologi informasi saat ini telah menjadi bagian dari kehidupan masyarakat. Masyarakat mengenal dan merasakan langsung manfaat dari perkembangan teknologi informasi pada kehidupannya. Bisnis adalah salah satu bagian hidup masyarakat yang sangat terpengaruh perubahan teknologi informasi. Teknologi informasi menjadi sangat penting dan berpengaruh terhadap perkembangan suatu industri dalam bisnis. Contoh dari teknologi informasi yang sangat memperngaruhi bisnis adalah penggunaan internet, komputer, telekomunikasi, satelit, dsb.

Teknologi informasi membuat pekerja dalam suatu industri dapat berkomunikasi dan menyelesaikan pekerjaanya tanpa harus bertatap muka sehingga perusahaan dapat mencapai hasil yang produktif dangan cara yang lebih efisien. Dalam perkembangan dunia bisnis saat ini, perusahaan dapat tertinggal dari pesaingnya apabila tidak menguasai atau menerapkan teknologi informasi dalam industrinya.

Dalam bidang manajemen karyawan, teknologi informasi mempermudah manajer untuk mencari informasi tentang karyawannya. Pemberian gaji karyawan juga lebih mudah karena bisa langsung dikirim lewat rekening. Manager dapat mengadakan pertemuan atau rapat sewaktu-waktu tanpa harus bertemu secara langsung contohnya dengan video converence. Pengiriman proposal atau tugas dari karyawan ke manajer menjadi lebih mudah dengan memanfaatkan email sebagai sarana pengirim pesan. Manajemen keuangan juga menjadi lebih mudah untuk dikontrol. Dengan menggunakan software untuk keuangan dan akuntansi pencatatan arus keluar masuk uang lebih mudah terkontrol dan mudah untuk di akses serta lebih efisien. Pencatatan keuangan juga lebih praktis karena tidak membutuhkan buku untuk pencatatan secara manual.

Manfaat IT dalam bidang bisnis :

Seiring dengan kemajuan teknologi, hal tersebut membawa banyak manfaat yang sangat berguna bagi kemajuan dan kesejahteraan kehidupan manusia. Salah satu bukti nyata tentang kemajuan teknologi sangat terasa di bidang IT atau teknologi informasi.Teknologi dan informasi merupakan salah satu aspek dalam kehidupan manusia yang tidak dapat dipisahkan. Hal tersebut sangat penting karena menunjang setiap kegiatan manusia dalam berbagai bidang yang ditekuninya seperti ekonomi, pendidikan, kesehatan, dll. Salah satu bidang dalam kehidupan manusia yang tidak bisa dipisahkan dari kemajuan teknologi dan informasi adalah bidang bisnis. Para pelaku bisnis sangat merasakan manfaat IT yang sangat besar dalam kehidupan mereka. Berikut ini adalah beberapa kegunaan IT dalam bidang bisnis :

– Munculnya peluang bisnis baru yakni E-Business.

Dengan kemajuan teknologi dan informasi, hal tersebut mendorong beberapa orang untuk menciptakan beberapa inovasi yang sangat menguntungkan dan bisa dijadikan sebagai ranah bisnia yang sangat menguntungkan bagi semua orang. Salah satu bukti nyata bisnis baru yang merupakan pemanfaatan kemajuan teknologi dan informasi adalah Google. Google merupakan salah satu contoh dari E-Commerce atau E-Business. E-Business merangkap berbagai hal seperti teknologi jaringan, lowongan pekerjaan, layanan customer, dll. Google merupakan sebuah bukti nyata dimana search engine tersebut banyak digunakan oleh semua orang dan memudahkan semua orang dalam mencari sesuatu di internet. Hal yang paling penting adalah, Google meraup banyak keuntungan dari hal tersebut.

– Memperluas Pangsa Pasar.

Salah satu manfaat IT dalam bidang bisnis adalah memperluas pangsa pasar. Dengan adanya kemajuan teknologi dan informasi, para pelaku bisnis dapat memantau beberapa daerah yang berprofit tinggi dan bisa dijadikan lahan untuk meraup keuntungan demi keberlangsungan bisnis yang mereka lakukan. Contohnya, Indonesia merupakan sebuah negara yang terdiri dari banyak SDM yang mencapai angka ratusan juta. Hal ini menarik para pelaku bisnis besar untuk mengepakkan sayap dan memproduksikan bisnisnya ke Indonesia. Hal tersebut menjadi salah satu contoh dalam upaya para pelaku bisnis dalam memperluas usaha bisnisnya.

– Mengurangi biaya produksi dan operasional.

Kemajuan teknologi dapat membantu setiap perusahaan dalam mengurangi biaya produksi dan juga mengurangi operasional. Hal tersebut bisa terlihat dari setiap perusahaan yang menggunakan mesin dalam melakukan pekerjaannya. Hal tersebut dapat membantu setiap perusahaan dalam mengurangi biaya produksinya sehingga mereka bisa mencapai prinsip ekonomi dimana mereka dapat mendapatkan keuntungan yang besar dengan hanya mengelurkan pengeluaran yang sedikit. Manfaat IT yang lainnya yaitu mengurangi operasional setiap perusahaan sehingga hal ini dapat menambah jumlah produksi setiap perusahaan dalam memproduksi barang produksinya. Hal ini tentu sangat menguntungkan bagi setiap perusahaan terutama bagi mereka yang sudah menerapkan teknologi yang canggih dalam perusahaannya.

– Mempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap karyawan.

Manfaat IT yang terakhir bagi dunia bisnis adalah mempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap karyawan yang bekerja. Untuk proses komunikasi, setiap karyawan tidak perlu lagi repot-repot datang ke ruang rapat dan berkumpul bersama. Mereka bisa melakukan teleconference untuk saling berkomunikasi mengenai beberapa ide. Hal ini membuat rapat menjadi lebih praktis dan menyenangkan tanpa perlu jauh-jauh datang ke tempat rapat. Selain itu, hal tersebut juga bisa digunakan untuk mengawasi kinerja para karyawan. Sang pemimpin perusahaan bisa tetap mengawasi kinerja karyawan dalam perusahaannya dengan memakai beberapa metode seperti metode komunikasi dengan mangaer dari perusahaan tersebut.

Masalah Komunikasi Bisnis dengan Peranan Teknologi Informasi dan Komunikasi

Dalam praktek komunikasi bisnis diperlukan sarana yang dapat menunjang proses komunikasi itu, teknologi informasi dan komunikasi yang semakin hari semakin berkembang dapat dimanfaatkan dalam praktek komunikasi bisnis.

Seiring dengan perkembangan teknologi dan sistim informasi, komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses Globalisasi, sehingga proses komunikasi terjadi setiap saat tanpa berhenti dan berlangsung pada saat yang hampir bersamaan di seluruh belahan dunia. Informasi dengan mudah dan cepat menyebar, bahkan nyaris tanpa penghalang apapun .

Perkembangan teknologi yang semakin pesat, memungkinkan orang untuk berkomunikasi melalui berbagai macam media.

Perkembangan bisnis masa ini bergerak lebih cepat dibanding sebelumnya, sehingga mereka membutuhkan komunikasi yang lebih luas dan lebih baik, terutama dalam mempertahankan pelanggan dan pemasok, dan bahkan dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat. Dengan solusi mobilitas diharapkan para karyawan akan lebih produktif, di manapun mereka berada. Itu karena mereka memiliki akses tertentu terhadap berbagai aplikasi perusahaan melalui berbagai perangkat bergerak atau berbagai akses lainnya.

Kendala yang bisa saja muncul dalam praktek komunikasi bisnis dengan peranan teknologi informasi dan komunikasi adalah selain masalah infrastruktur sarana dan prasarana, juga masalah ketidakmampuan manusia dalam menggunakan teknologi informasi dan komunikasi dengan baik, juga kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik menjadi hambatan yang seringkali muncul dalam praktek komunikasi bisnis.

masalah infrastruktur. Sarana dan prasarana teknologi informasi dan komunikasi yang terbilang membutuhkan biaya yang tidak sedikit, sehingga bagi pelaku bisnis yang memiliki modal yang tidak banyak mengakibatkan kurangnya pembangunan infrastruktur pendukung Komunikasi bisnis.

masalah kemampuan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi. Walaupun fasilitas komunikasi bisnis telah memadai, kendala yang bisa saja muncul adalah kemampuan sumber daya manusia dalam memanfaatkan fasilitas tersebut. Mungkin masih ada beberapa pelaku bisnis yang belum mampu menggunakan alat komunikasi dalam bisnisnya, sehingga walaupun peralatan yang digunakan adalah peralatan dengan teknologi canggih sekalipun, jika manusianya tidak dapat mengoperasikan/ menggunakan peralatan tersebut akan menjadi percuma.

2.3 Pengaruh Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pengambilan Keputusan Bisnis

Membuat keputusan (decision making) adalah suatu proses memilih alternatif tertentu dari beberapa alternatif yang ada. Jadi, membuat keputusan adalah suatu proses memilih antara berbagai macam cara untuk melaksanakan pekerjaan. Semakin berpengalaman dalam pengambilan keputusan, semakin besar pula kepercayaan diri yang akan semakin berorientasi pula pada suatu tindakan. Jika seorang wirausaha mampu mengambil suatu keputusan dalam batas-batas waktu yang masuk akal, mungkin ia mampu mengambil suatu keputusan yang menguntungkan sehingga sewaktu-waktu muncul peluang-peluang bisnis.Keberhasilan seorang Wirausaha di dalam bisnis, tergantung pada kemampuan membuat keputusan yang meningkatkan keuntungan bisnisnya pada masa yang akan datang. Kemampuan membuat keputusan dapat diperoleh dari pengalamannya selama bertahun-tahun. Akan tetapi, dalam prakteknya pasti ada saja kesalahan-kesalahan, yang harus cepat disadari dan diambil tindakan pembetulannya.

Adapun pedoman untuk membuat keputusan, kuncinya adalah sebagai berikut:

1.      Terlebih dahulu, tentukan fakta-fakta dari persoalan yang sudah dikenal.

2.      Identifikasi, bidang manakah dari persoalan-persoalan yang tidak berdasarkan fakta-fakta. Di bidang yang dikenal inilah, seorang Wirausaha harus menggunakan logika, penalaran, dan institusinya untuk membuat keputusan.

3.      Keberanian dan antusiasme sangat diperlukan dalam menerapkan sebuah keputusan

4.      Bersedia untuk mengambil tindakan agresif dalam menerapkan sebuah keputusan.

5.      Ambillah risiko yang sedang-sedang saja jika terdapat ketidakpastian yang besar

6.      Dalam keadaan tertentu, mungkin lebih baik untuk meneruskan sesuatu yang telah berhasil pada masa lampau.

7.      Jauhilah keputusan-keputusan yang akan mengubah secara drastis susunan organisasi yang sekarang.

8.      Keputusan perlu diuji cobakan dahulu.

Seorang Wirausaha harus memulai menerapkan keputusan, semua keragu-raguan dan ketidakpastian haruslah dibuang jauh-jauh. Jika anda dihadapkan pada alternatif harus memilih, maka buatlah pertimbangan-pertimbangan yang matang. Kumpulkan berbagai informasi dan boleh meminta pendapat orang lain. Setelah itu, ambil keputusan dan jangan ragu-ragu. Dengan berbagai alternatif yang ada dalam pikiran, para Wirausaha akan dapat mengambil keputusan yang terbaik. Banyak factor yang dapat mempengaruhi pembuatan keputusan (decision making), diantaranya motivasi, persepsi, dan proses belajar.

Dalam proses pembuatan keputusan, kenyatannya ada Wirausaha yang mampu mengambil keputusan berdasarkan pengalaman, dan ada pula Wirausaha yang berperilaku membuat keputusan secara otomatis. Jika keputusan diambil berdasarkan pada pengalaman masa lalu, hendaknnya tergantung juga pada tempat, waktu, pendidikan Wirausaha, dan sebagainya.

o    Seorang Wirausaha yang kreatif adalah yang pandai mengambil keputusan- keputusan yang tepat dalam bisnisnya.

o    Seorang Wirausaha suksesnya tergantung pada kemampuan mengambil keputusan yang meningkatkan kemampuan meningkatkan laba bisnis pada masa mendatang.

o    Seorang wirausaha yang ingin maju sangat tergantung pada ekspentasi masa depan dan keberlanjutan bisnisnya.

Faktor dan pertimbangan membuat keputusan

Dalam mengelola bisnisnya, para worausaha harus membuatkeputusan akhir dengan memperhatikan faktor-faktor dan pertimbangan berikut:

o    Ukuran dan kompleksitas bisnis.

o    Harapan mengenai pertumbuhan dan perkembangan bisnis.

o    Fasilitas jasa yang tersedia di daerah untuk berbagai instalasi sistem.

o    Kualitas dan kuantitas dari staf yang tersedia untuk pelbagai jenis system dan fasilitas latihan yang tersedia.

o    Jumlah transaksi yang harus diproses.

o    Faktor-faktor keuangan.

3. Perencanaan Peran Pesan-pesan Bisnis

3.1 Analisis Audience

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.

A. Mengembangkan Profil Audiens

Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

B. Mengenali penerima primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

C. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.

D. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.

E. Memperkirakan reaki penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

F. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :

Temukan apa yang ingin diketahui audiens

Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens

Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat

Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

G. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens

Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

3.2 Penentuan Ide Pokok

Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan subyek yang lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.

Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :

A. Brainstorming

Brainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan:

Storyteller’s Tour

Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah.

Random List

Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak penting.

Conclusions, Findings, Recommendations (CPR) Worksheet

Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.

Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.

Question and Answer Chain

Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audience

B. Petunjuk atasan

Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.

C. Kebiasaan

Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama saja.

3.3 Seleksi Saluran dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).

Saluran komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

o    Komunikasi Lisan :

Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens..

Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti .

Anda tidak memerlukan catatan permanan

Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.

Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.

o    Komunikasi Tertulis :

Anda tidak memerlukan unpan balik segera.

Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati.

Anda memerlukan catatan permanen.

Anda ingin mencapai audiens yang luas.

Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.

o    Media pada saluran lisan :

Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)

Telepon, voice mail

Radio, televisi, Computer

Pita audio dan video

Teleconference

Video conference

o    Media pada saluran tertulis :

1.Surat, memo, laporan, proposal

Elektronik mail / email

Telepon (sms)

Computer

Faks

Telegram

Pos biasa dan khusus

3.4 Penentuan Tujuan

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.

Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :

Memberi informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

Membujuk atau persuasi (persuading)

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

Melakukan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

3.5 Penentuan Proses Komposisi

Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :

Perencanaan Pesan

Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :

Penentuan tujuan

Analisis audiens

Penentuan ide pokok

Pemilihan saluran dan media

2. Penyusunan Pesan

Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :

Mengorganisasikan pesan

Memformulasikan pesan

3. Revisi Pesan

Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :

Menyunting pesan

Menulis ulang

Memproduksi pesan

Mencetak pesan